A redução de custos em telefonia é um processo imprescindível para manter a liquidez financeira da empresa, em especial, aquelas que realizam um grande volume de ligações diariamente.
Utilizando-se das ferramentas certas e promovendo uma cultura voltada para a economia com ligações junto a todos os colaboradores, a organização reduz consideravelmente a infraestrutura necessária para a manutenção do atendimento e, além disso, aumenta a eficiência do setor.
Como fazer isso? Neste post, apresentaremos 5 dicas para auxiliar as empresas na redução de custos em telefonia. Confira!
1. Elabore um mapeamento do uso da telefonia na empresa
É preciso identificar qual solução é mais adequada para o seu negócio, escolher as ferramentas certas e sistemas de controle que garantam o acompanhamento do uso do telefone.
Verifique a real necessidade de infraestrutura relacionada à telefonia fixa e móvel e considere a possibilidade de implantar métodos complementares que otimizem o processo de comunicação da empresa.
2. Faça todas as ligações através de Telefonia IP
A telefonia IP é um conceito amplo, caracterizado por uma estrutura de rede em que é possível a utilização do VoIP (Voz sobre IP), URA (Unidade de Resposta Audível) e PABX Virtual, por exemplo.
Com ele, é possível fazer e receber ligações externas, por meio da Internet, ou internas, por uma rede compartilhada entre computadores e um software chamado de Softphone.
Essa é uma tecnologia que, além de reduzir consideravelmente os custos de telefonia em uma empresa, ainda aumenta a mobilidade e a flexibilidade da comunicação, a disponibilidade dos sistemas e proporciona maior convergência gerencial em função de todos os seus recursos.
3. Oriente os colaboradores quanto ao uso do telefone
Para qualquer modalidade de atendimento ou solução, é necessário implementar uma cultura de economia de recursos, por meio de treinamentos, cursos e reconhecimento daqueles colaboradores que mais se empenharem por resultados satisfatórios.
Todos os profissionais envolvidos precisam aumentar o comprometimento com a redução de custos em telefonia, mas os gestores também precisam estabelecer, de forma hierárquica, quais funções estarão habilitadas a utilizar as tecnologias disponibilizadas pela empresa.
4. Utilize as soluções de PABX virtual para otimizar o controle gerencial
O PABX virtual é uma ferramenta muito eficaz na gestão de telefonia. Por meio de alguns de seus recursos, é possível:
- aumentar o monitoramento das chamadas;
- acompanhar e analisar alguns resultados;
- melhorar o controle gerencial;
- otimizar a qualidade de atendimento das equipes.
O Call Detail Record (CDR), por exemplo, consiste no detalhamento de todos os registros (efetuados e recebidos) com informações preciosas sobre o tempo de duração das chamadas, utilizado para apurar um KPI (Key Performance Indicator) chamado de Tempo Médio de Atendimento (TMA), e valores cobrados por ligação.
Já a Unidade de Resposta Audível (URA), é um recurso de atendimento automático imprescindível para direcionar as chamadas ao setor correspondente, e o relatório de fila de atendimento disponibiliza dados para análise de KPIs como o Tempo Médio de Espera (TME), o já citado TMA e o Nível de Serviço.
Agora que você sabe como promover essa redução de custos em telefonia, que tal entrar em contato com a IP Force e implementar algumas dessas ferramentas na sua empresa?
